«кис lack» и«ус land» icon

«кис lack» и«ус land»



Назва«кис lack» и«ус land»
Сторінка1/5
Дата конвертації05.01.2013
Розмір0.64 Mb.
ТипРеферат
джерело
  1   2   3   4   5




Данный материал взят на сайте www.zhsoft.16mb.com

универсальных, полезных бесплатных комплексных

информационных систем автоматизации

для предприятий малого бизнеса
« КИС Lack» и «УС Land».



Управление проектом автоматизации розничного магазина


Кулешов Дмитрий, фирма 1С - 24.07.2009


Введение:


Розничная торговля - одна из вечных отраслей. Пока у человека есть потребность в еде и одежде, а такая потребность в обозримом будущем у человека точно будет, для розничной торговли работа найдется. Она может менять форму и содержание, но суть остается неизменной на протяжении веков.


В 70-80-х годах прошлого века в розничную торговлю, как и во многие другие отрасли, пришли информационные технологии и произвели в ней настоящую революцию. В розничной торговле появилась новая форма - супермаркеты и гипермаркеты самообслуживания, для которых информационные технологии, несомненно, являлись одним из конкурентных преимуществ. А для «традиционных» малых форматов розничной торговли настали тяжелые времена, продолжающиеся и по настоящий день.


В 70-80-х годах прошлого века малому бизнесу информационные технологии были не по карману. Персональный компьютер стоил как автомобиль, а разработка и поддержка программного обеспечения для существовавших тогда платформ еще дороже. Кроме того, «малый бизнес» в то время в нашей стране назывался «спекуляция» и описывался статьями Уголовного Кодекса СССР. Да и понятия розничной торговли как таковой не существовало. В плановой экономике вместо торговли было распределение товаров народного потребления. В сложившейся ситуации информационные технологии ничем не могли помочь торговым предприятиям.


Ситуация в корне изменилась с появлением в 80-х годах прошлого века платформы PC и операционной системы MS DOS. Сегмент информационных технологий для малого бизнеса начал свое стремительное развитие. Многие помнят такой замечательный продукт как FoxPro, послуживший платформой для автоматизации торговли множества предприятий. Пожалуй, именно с него в нашей стране и начали свое развитие информационные технологии в розничной торговле.


Сегодня к услугам малого бизнеса множество решений для автоматизации торговли, относительно недорогие компьютеры и электронное торговое оборудование. Грамотное применение всего этого арсенала позволяет малым форматам розничной торговли конкурировать с большими розничными сетями. Но разобраться в изобилии предложений и выбрать именно то, что нужно Вам, не имея специальных знаний в области информационных технологий, нелегко. Тем более что все поставщики наперебой расхваливают свои решения как идеально подходящие именно Вам, да и цена вопроса от поставщика к поставщику варьируется не сильно.


Этот материал будет интересен, прежде всего, предпринимателям, занятым в малом бизнесе. В статье будут рассмотрены практические аспекты управления проектом автоматизации розничного магазина или небольшой сети магазинов формата «у дома». Описываемые подходы основаны на классических принципах проектного управления и применимы к большинству предлагаемых на рынке программных продуктов.


^ 1. Цель проекта


Для того, чтобы в результате проекта получить то, что нужно Вам, а не кому-либо другому, нужно четко сформулировать цель. Задайтесь вопросом: зачем нужна автоматизация магазина? Вариантов ответа может быть несколько. Например:


^

Что бы получать больше прибыли


Что бы перевести магазин на формат самообслуживания.

Что бы предотвратить воровство персонала.

Что бы сократить очереди, ускорить обслуживание покупателей.

Все автоматизируют - значит нужно!


Все эти ответы можно, конечно, считать целью, ну разве что за исключением №5. Вполне достойные цели для проекта. Но внедрение системы автоматизации напрямую не ведет к достижению этих целей. Вполне может оказаться, что основная часть покупателей магазина - пенсионеры и не приемлют формата самообслуживания. Информационная система не ловит воров за руку. С системой работают люди и воруют тоже люди, и если не принимать комплексных мер, они научатся обходить запреты системы. Да и скорость обслуживания и тем более прибыль никак не зависят от применения информационных технологий. Очевидно, что для достижения этих целей нужны комплексные меры, включающие в себя информационные технологии, но ими не ограничивающиеся.


Всякий бизнесмен думает о том, как сделать свой бизнес эффективнее. Как получать больше прибыли с каждого вложенного рубля, с квадратного метра торговой площади, с каждого нанятого работника. Именно в контексте эффективности бизнеса и следует рассматривать проект автоматизации.


Внедрение информационной системы само по себе не приведет к повышению эффективности бизнеса. При необдуманном подходе оно даже может ее снизить.

По сути, любая информационная система представляет собой упрощенную до требуемого уровня модель реальности. Не являются исключением и системы автоматизации магазинов. Они моделируют работу магазина и могут позволить Вам контролировать все его бизнес-процессы.


Если Вы в состоянии самостоятельно контролировать все, что происходит в Вашем магазине, то можете считать свой бизнес самодостаточными, и отложить идею внедрения системы автоматизации до той поры, когда контролировать все самому станет сложно. Если же у Вас есть сомнения в собственной осведомленности относительно тех или иных процессов, происходящих в Вашем магазине, то это повод задуматься о том, как пролить свет на эти таинственные процессы.


^ Сделать бизнес управляемы - вот достойная цель для проекта автоматизации магазина. Достигнув этой цели можно двигаться дальше, т.е. повышать эффективность бизнеса - открывать магазин самообслуживания, бороться с воровством персонала, ускорять обслуживание покупателей и увеличивать прибыль.

Хорошо поставленная цель должна удовлетворять критериям SMARТ. Аббревиатура от английского Specific Measurable, Achievable, Result-oriented, Timed. Это означает, что цель должна быть (S) конкретной, (M) измеримой, (A) достижимой, (R) ориентированной на результат и (T) определенной во времени. Т.е. приведенное выше определение цели недостаточно и требует доработок.

Цель нужно конкретизировать. Определить, какой именно бизнес, например, основную деятельность магазина «Продукты». Определить каким образом, например, автоматизировав основные бизнес-процессы при помощи электронного торгового оборудования и автоматизированной системы управления.


^ Цель должна быть измерим. В данном примере необходимо определить рамки. В каких пределах будет проводиться автоматизация? Например, потребуется ли автоматизировать отчисления за аренду или коммунальные платежи? Скорее всего нет - это косвенные расходы, они и без того находятся полностью под контролем. А, например, процессы закупки товара, возврата, розничной продажи, взаиморасчетов с контрагентами нужно автоматизировать. Ну и конечно, если в Вашем бизнесе более одного объекта, нужно конкретизировать географические рамки проекта, какие именно магазины, склады и офисы будут подвергнуты автоматизации.

^ Попробуем проанализировать достижимость цели. Приведет ли автоматизация к достижению желаемой управляемости бизнеса? Ответ на этот вопрос не столь очевиден, как кажется на первый взгляд.

Приведем такой пример, допустим, конкретизируя цель, Вы решили поставить под контроль сроки годности товара, таким образом, что бы в первую очередь продавать товар с наименьшим остаточным сроком годности.

Организовать в автоматизированной системе списание товара в соответствии с принципом FEFO* никаких проблем не составляет. Но как проконтролировать, что в действительности первым уйдет товар с наименьшим сроком годности? Товар, выложенный в торговом зале магазина самообслуживания, продается ровно в обратном порядке - покупатели кладут в корзины товар с наибольшим сроком годности. Соответственно возникает задача своевременной выкладки товара в торговый зал. Но как определить, когда в торговом зале заканчивается очередная партия товара? Автоматизированная система никак не может определить, находится ли товар на полке, или в корзине покупателя до момента его оплаты на кассе. Соответственно эта задача возлагается на продавца в торговом зале. Он должен следить за состоянием полок, что он и так делает, и своевременно их пополнять, что он и так делает.

Как только заканчивается товар, продавец идет на склад магазина и перемещает очередную партию для пополнения полки. Вот именно в этот момент и нужно проконтролировать, что бы это перемещение соответствовало принципу FEFO. А тут ключевую роль играет человеческий фактор и культура учета на складе. Решение этой задачи находится в административной плоскости и не требует каких-либо специальных решений в системе автоматизации, где такая цель не достижима. Достаточно иметь квалифицированного и дисциплинированного кладовщика «вживую» организующего на складе принцип FEFO и выдающего продавцам товар именно из партий с минимальным остаточным сроком годности.

Ориентирована ли выбранная цель на результат? Есть две крайности, можно поставить цель «ходить на работу» - один подход, можно поставить цель «достигнуть какого результата на работе» - другой подход. «Сделать бизнес контролируемым» ближе ко второму подходу, т.е. сам по себе контроль над бизнесом можно условно считать результатом, а вот достижения контролируемого и управляемого бизнеса, вне всякого сомнения, является результатом.


Скорее всего, идея автоматизировать магазин возникла не на пустом месте, а как задача какого-то более амбициозного плана, например, по увеличению объема продаж, и в этом случае результат следует рассматривать целиком, в общей пирамиде целей. Вершину пирамиды образует глобальная цель, например, увеличение объема продаж на 120% по сравнению с прошедшим годом, а такие цели как переход на формат самообслуживания, открытие нового магазина и автоматизация являются теми блоками, которые формируют пирамиду.


И наконец, нужно определиться со временем. Когда магазин должен быть автоматизирован? В большинстве случаев ответ на этот вопрос - вчера. Для рассматриваемого в этом материале в качестве примера магазине формата «у дома» оптимальным сроком внедрения считается две недели. Не рассчитывайте на более сжатые сроки, пострадает качество. Не доверяйте заявлениям «Сделаем быстро, качественно, дешево - выберите любые два». Эти работы невозможно сделать быстрее, заплатив за них больше и привлекая к ним большее количество исполнителей. Для рождения ребенка нужна одна женщина и девять месяцев, девять женщин никак не родят ребенка за один месяц.


Невозможно обучить персонал, не инсталлировав систему, невозможно инсталлировать систему, не подготовив локальную вычислительную сеть и не поставив электронного торгового оборудования. Две недели это оптимальный срок, если не возникнет никаких накладок. А накладки имеют свойство возникать именно тогда, когда все надеются, что их не будет.


^ Итак, цель определена, она конкретна, измерима, достижима, ориентирована на результат и определена во времени. Это уже не мало. Информационные технологии знают достаточно примеров проектов, в которых не было четко сформулированных целей. Некоторые из них были успешными, но это скорее исключение, чем правило.


^ Зафиксируем цель. Откройте любой текстовый редактор, и создайте в нем новый документ. Назовите его «Устав проекта». И добавьте в него первый раздел «Цель проекта». Формализуйте и запишите, какие именно бизнес-процессы, в каком именно магазине и как требуется контролировать. В какой срок Вы ожидаете запуск системы в эксплуатацию, и к какому сроку ожидаете результатов от ее эксплуатации.


В дальнейшем мы не раз будем обращаться к Уставу проекта и Цели проекта для принятия тех или иных решений и оценки результатов. Цель можно будет уточнять, конкретизировать, дополнять. Не рекомендуется ее менять на диаметрально противоположную - это, как минимум, перечеркнет все те усилия, которые были приложены к достижению ранее определенной цели.


Создайте в Уставе проекта еще один раздел, назовите его «Участники проекта», и впишите в него себя, указав свою роль «Руководитель проекта». С этого момента проект считается инициированным. Теперь нам предстоит определить требования.


2. Требования

Разобравшись, для чего Вам нужна автоматизация магазина, можно приступать к следующему этапу - определения того, какими свойствами должна обладать система автоматизации Вашего магазина.

Требования - это совокупность утверждений относительно свойств системы. Различаются бизнес требования и системы системные требования. Бизнес требования определяют назначение системы, ограничения, проистекающие из отраслевой специфики и свойств бизнеса.

Системные требования определяют элементарные операции, которые должна поддерживать система и различного рода условия и ограничения на ее работу. Для формализации требований используются простые текстовые описания и различные графические модели.


Формирование требований начинается с определения рамок проекта: организационных, географических, временных и функциональных. Невозможно охватить системой автоматизации все. Определив рамки проекта, Вы фиксируете границы, в которых ожидаются результаты проекта. Если этого не сделать, то проект будет бесконечно расширяться во времени и бюджете, и самое главное - никогда не достигнет результата.


Организационные рамки определяют, в каких подразделениях проводится проект. Юридические лица, магазины, склады, отделы и прочие элементы организационной структуры предприятия могут быть затронуты проектом. Для определения организационных рамок нужно выписать те элементы, которые будут вовлечены в проект. Например, это можно описать так: «Учредитель, Магазин №1, Магазин №2, Склад».


Географические рамки определяют местоположения объектов, на которых ведется проект. Например, от того в одном или разных городах расположены объекты будет зависеть структура проекта, архитектура системы и бюджет. Для описания географических рамок достаточно перечислить адреса объектов, входящих в рамки проекта.


Временные рамки определяют дату начала, завершения проекта и основные этапы проектных работ. Про этапы работ будет рассказано в главе о планировании проекта, пока что определите оптимальную дату для начала работ и желаемую дату начала эксплуатации системы.


Самое сложное - это определение функциональных рамок проекта. По сути это основные бизнес требования к системе, или как их еще называют требования первого уровня. Для их корректного описания хорошо бы иметь некий структурный анализ бизнес-процессов, которые требуется автоматизировать. Один-два уровня в таком структурном анализе вполне могут сойти за описание функциональных требований. Например, это может выглядеть так:


1. Управление ассортиментом
1.1. Ввод новой ассортиментной позиции
1.2. Замена/изъятие ассортиментной позиции

2. Управление ценообразованием
2.1. Назначение розничной цены
2.2. Переоценка

3. Розничная торговля в формате самообслуживания с применением штрихового кодирования товара
3.1. Продажа за наличные
3.2. Продажа по банковским картам
3.3. Продажа со скидками
3.4. Возврат от покупателя через кассу
3.5. Прием платежей сотовых операторов
3.6. Передача смены кассира

4. Поступление товара в магазин
4.1. Прием электронной накладной от поставщика
4.2. Прием товаров по ордерной схеме, фиксация расхождений
4.3. Штрих-кодовая маркировка товара
4.4. Установка розничных цен
4.5. Печать ценников
4.6. Формирование заказов поставщикам

5. Внутренние перемещения товара
5.1. Подпитка торгового зала
5.2. Возврат из торгового зала

6. Инвентаризация
6.1. Частичная инвентаризация по товарным группам
6.2. Полная инвентаризация по складам

7. Управление лояльностью покупателей
7.1. Простая процентная скидка
7.2. Накопительная скидка
7.3. Бонусная программа

8. Анализ деятельности магазина
8.1. Анализ валовой прибыли
8.2. Анализ товарных запасов
8.3. Анализ оборачиваемости товаров
8.4. Анализ нагрузки на кассы

9. Бухгалтерский учет в соответствии с РСБУ



Проанализируйте в подобном ключе структуру бизнес-процессов Вашего магазина, обязательно зафиксируйте то, что считаете важным. Например, если у Вас работают продавцы в торговом зале и они мотивированны на продажи, в функциональные рамки нужно включить соответствующие функции сопоставления продаж на кассе и продавцов в торговом зале, аналитику продаж в разрезе продавцов, возможно, какие-то алгоритмы для расчета бонуса продавцам. На данном этапе не стоит углубляться в детали и формализовать, как именно Вы собираетесь мотивировать продавцов, этим мы займемся чуть позже в этой же главе.

А пока что откройте Устав проекта и добавьте в него раздел «Рамки проекта». Опишите организационные, географические, временные и функциональные рамки проекта. В дальнейшем мы будем неоднократно сверяться с этим разделом, и в зависимости от ситуации отказываться от новых требований или расширять рамки, если новые требования выходят за рамки проекта.


Продолжим работу с бизнес требованиями. Собственно, эта работа будет вестись на протяжении всего проекта, на данном этапе мы определим только ключевые требования, которые повлияют на принятие основных решений в проекте.

Существуют различные методики выявления требований. Большинство из них основано на опросе будущих пользователей, анализе и систематизации полученной от них информации. Для выявления ключевых требований нужно определить ключевых пользователей.
Вернемся к структурному анализу бизнес-процессов, при помощи которого мы определили функциональные рамки. Рассмотрим первый уровень и напротив каждого блока укажем человека, ответственного за эту деятельность. Вполне может оказаться, что за все блоки окажетесь ответственны Вы лично, для малого бизнеса это вполне нормально.


№ 

 Бизнес-процессы 

Ответственный 

 1

Управление ассортиментом  

 

 2

Управление ценообразованием 

 

 3

Розничная торговля 

 

 4

Поступление товара 

 

 5

Внутренние перемещения 

 

 6

Инвентаризация 

 

 7

Управление лояльностью покупателей 

 

 8

Анализ деятельности 

 

 9

Бухгалтерский учет по РСБУ 

 











Откройте документ Устав проекта и добавьте ключевые пользователи в раздел «Участники проекта», присвоив им соответствующие роли.

Возможно, что за один блок бизнес-процессов в таком списке будет отвечать более одного человека. Такая ситуация будет создавать путаницу в дальнейшем и ее нужно пресечь на раннем этапе. Попробуйте разделить блок на два или более и назначить на них по одному ответственному. Или выберите из нескольких ответственных самого ответственного, а остальных исключите из списка. Откройте текстовый редактор и создайте в нем новый документ. Назовите его «Требования».


Требования удобно описывать в виде таблицы примерно такого вида:




Владелец 

Описание 

1

 

 

2

 

 
  1   2   3   4   5



Схожі:

«кис lack» и«ус land» icon«кис lack» и«ус land»
В последнее время термин "Корпоративная Информационная Система" (кис) приобрёл широкое распространение: настолько широкое, что нередко...
«кис lack» и«ус land» icon«кис lack» и«ус land»
Есть и такие, кто тратит деньги бесконтрольно, а в конце меяца недоумевает куда они делись
«кис lack» и«ус land» icon«кис lack» и«ус land»
...
«кис lack» и«ус land» icon«кис lack» и«ус land»
Данный материал поможет устранить некоторые пробелы в понимании того, что же скрывается за словами «процесс внедрения асу»
«кис lack» и«ус land» iconДля предприятий малого бизнеса «кис lack» и «ус land»
Если у вас нет даже пельменей, на четвертый день кошка с удовольсвием ест белый хлеб
«кис lack» и«ус land» iconДля предприятий малого бизнеса «кис lack» и «ус land»
Молодой человек на собеседовании у работодателя. После нескольких вопросов об образовании, опыте работы и т д следует вопрос
«кис lack» и«ус land» iconДля предприятий малого бизнеса «кис lack» и «ус land»
Г: Да что ты, это просто опять винда заглючила и выдала ошибку, мол, надо мне к разработчику обратиться
«кис lack» и«ус land» iconДля предприятий малого бизнеса «кис lack» и «ус land»
Причины, по которым нельзя хранить и сохранить свои сбережения в долларах или евро, а также рублях, юанях и гривнах и т д
«кис lack» и«ус land» icon«кис lack» и«ус land»
Один из участников Нижегородской Группы Пользователей Linux — Сергей Бесонов, так же зарегистрированный под ником Aceler на лоре,...
«кис lack» и«ус land» icon«кис lack» и«ус land»
Известно и то, что их существование неразрывно связано с информационными технологиями (ИТ). Действительно, ни один менеджер не в...
«кис lack» и«ус land» iconДля предприятий малого бизнеса «кис lack» и «ус land»
Но вместе с тем, что данной методологией уже вряд ли кого-то удивишь, в ее применении остаются актуальными две проблемы, проблемы...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Документи


База даних захищена авторським правом ©lib.znaimo.com.ua 2000-2014
При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання відкритою для індексації.
звернутися до адміністрації
Документи